Selbstständig als Virtuelle Assistenz: 8 Schritte zur Gründung eines Einzelunternehmens

Wer vom Angestelltendasein in die Selbstständigkeit wechselt, hat in meinen Augen einen großen Applaus verdient. Es erfordert viel Mut, die kuschelige Komfortzone zu verlassen und sich mit seiner Geschäftsidee zu verwirklichen. "Werde ich meinen Lebensunterhalt bestreiten können?" "Wird sich überhaupt jemand für mein Angebot interessieren?" All diese Gedanken kommen mir nur allzu bekannt vor, allerdings muss ich zugeben: Was mir in meiner Vorgründungsphase die größten Bauchschmerzen bereitet hat, war die Bürokratie, die mit der Gründung eines Unternehmens einhergeht. Damit Du Dich nicht wie ich durch 100 Websites klicken musst, skizziere ich Dir im Folgenden den Fahrplan zur Gründung eines Einzelunternehmens.

Kurz vorweg: Was ist ein Einzelunternehmen?

Die Gesellschaftsform des Einzelunternehmens gehört zu den häufigsten im Bereich der Virtuellen Assistenz (und auch in Deutschland allgemein). Sie eignet sich vor allem für Menschen, die alleine ein Unternehmen gründen möchten und einen einfachen Einstieg in die Selbstständigkeit wünschen. Als Einzelunternehmer kannst Du selbst entscheiden, wie viel Startkapital Du einbringen möchtest, allerdings muss Dir bewusst sein, dass Du in vollem Umfang mit Deinem gesamten Vermögen haftest – also auch mit Deinem Privatvermögen. Innerhalb dieser Rechtsform kannst Du als Kleingewerbetreibender, als Freiberufler, als Einzelkauffrau bzw. Einzelkaufmann oder als eingetragene Kauffrau bzw. eingetragener Kaufmann tätig sein.

Kleingewerbetreibender oder Freiberufler – was bin ich als Virtuelle Assistenz?

Natürlich kann ich nicht für alle sprechen, doch in der Regel bist Du als Virtueller Assistent bzw. Virtuelle Assistentin kein Freiberufler. Warum? Freiberufler üben per Definition erzieherische, künstlerische, schriftstellerische oder wissenschaftliche Tätigkeiten aus. Freiberufler können z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Steuerberater, Heilpraktiker, Journalisten oder Dolmetscher sein. Virtuelle Assistenten sind es (in der Regel) nicht. Ergo: Du gehört zu den Kleingewerbetreibenden!

Step 1: Businessplan

Das Schreiben eines Businessplans mag Dir vielleicht lästig erscheinen, und natürlich bist Du als Gründer nicht dazu verpflichtet, einen Businessplan zu haben, aber: Es ist absolut sinnvoll und zielführend, sich intensiv mit seinem Geschäftsmodell auseinanderzusetzen – und das geht nun mal am besten in Form eines Businessplans. Was mir ungemein geholfen hat, war die > Gründerplattform. Hier findest Du Vorlagen für Businesspläne und kannst Dich inspirieren lassen.

Ich kann übrigens nur zu gut verstehen, dass Dir dieser erste Schritt bereits wie eine unüberwindbare Hürde erscheint. Ich wusste damals auch nicht, wie eine Markt- und Branchenanalyse aussieht. Und woher soll man wissen, mit welchen Umsätzen man als Virtuelle Assistenz rechnen kann, wenn man noch nie im Leben selbstständig war?

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Step 2: Eröffnung eines Geschäftskontos

Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist zwar für Selbstständige keine Pflicht, aber ich würde Dir definitiv dazu raten, Deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben von Deinen privaten zu trennen. Es gibt einige Anbieter wie > Kontist, bei denen Du ein kostenfreies Geschäftskonto eröffnen kannst. Dieses Angebot solltest Du in Anspruch nehmen, um Ordnung in Deine (zukünftige) Buchhaltung zu bringen.

Step 3: Anmeldung beim Gewerbeamt

Jetzt wird es spannend, denn bei der Gewerbeanmeldung kommst Du in der Vorgründungsphase erstmals mit einem Amt in Kontakt – dem Gewerbeamt. Hier musst Du Dein Unternehmen erfassen lassen. Alle Infos zu den benötigten Unterlagen findest Du im Internet, und auch die Anmeldung selbst kannst Du oftmals schon ganz easy online durchführen. Sie kostet zwischen 20 bis 65 Euro.

Step 4: Eintragung ins Handelsregister

Hier fasse ich mich kurz: Als Virtuelle Assistenz musst Du Dich nicht ins Handelsregister eintragen lassen. Lediglich Kaufleute sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Step 5: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt

Das Finanzamt wird durch die Gewerbeanmeldung direkt darüber informiert, dass sich bei Dir etwas ändert – und natürlich will es wissen, was das konkret ist. Um dem Finanzamt alle Infos zukommen zu lassen, gibt es den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Mein Erzfeind in der Vorgründungsphase! Ich kann Dir nur den Tipp geben, Dich an einen Steuerberater zu wenden, um sicherzugehen, dass Du alles korrekt ausfüllst, und um zu klären, ob Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchtest. Der Fragebogen kommt entweder automatisch zu Dir oder Du bist ganz vorbildlich und füllst ihn direkt nach der Gewerbeanmeldung aus, so beschleunigst Du das Verfahren.

Step 6: Krankenkasse

Auch ein schönes Thema: die Krankenversicherung! Als Selbstständiger bist Du nicht mehr automatisch Pflichtmitglied in der gesetzlichen Krankenkasse, d.h. Du kannst frei entscheiden, ob Du in die private Krankenversicherung wechseln möchtest. Im Internet findest Du Beitragsrechner, die Dir aufzeigen, welche Versicherung bei welchem (geplanten) Einkommen was kostet. Überlege Dir Deine Entscheidung gut und informiere dann Deine aktuelle Krankenkasse über Deinen Beschluss (auch das geht in der Regel online).

Step 7: Industrie-und Handelskammer, kurz IHK

Die IHK kommt nach der Gewerbeanmeldung von selbst auf Dich zu, denn als Gewerbetreibender bist Du automatisch Mitglied. Die Beiträge richten sich nach dem wirtschaftlichen Erfolg Deines Unternehmens. Kleiner Tipp: Als Existenzgründer kannst Du einen Befreiungsantrag stellen (das kannst Du direkt im Antwortbogen zum Begrüßungsschreiben machen). Dafür gibt es diverse Voraussetzungen: Einen Befreiungsantrag kann nur eine natürliche Person stellen, die nicht im Handelsregister eingetragen ist und die nach dem 31. Dezember 2003 ein Gewerbe angemeldet hat, dessen Ertrag 25.000 Euro/Jahr nicht übersteigt. Es gibt noch weitere Voraussetzungen, diese kannst Du online nachlesen.

Step 8: Berufsgenossenschaft

Zu guter Letzt haben wir noch die Berufsgenossenschaft, die sich mit großer Wahrscheinlichkeit bei Dir melden wird. Sie hat sich zur Aufgabe gemacht, Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu verhüten. Solltest Du keinen Brief erhalten, musst Du Dich als Einzelunternehmer innerhalb von einer Woche nach der Gründung bei Deiner zuständigen Berufsgenossenschaft melden. Welche das ist, kannst Du bei der Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung unter 0800-6050404 erfragen. Das Gute: Du musst keine Beiträge bezahlen, solange Du keine Angestellten beschäftigst oder Dich freiwillig versichern möchtest, was durchaus sinnvoll sein kann.

Ich hoffe sehr, dass ich Dir dabei helfen konnte, einen Weg durch den Bürokratiedschungel zu finden – und vielleicht konnte ich ja ein paar Hürden abbauen, die Dich noch davon abgehalten haben, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen. :-)

Liebe Grüße

Daniela